O tempo é, provavelmente, o único recurso que não se pode substituir. Quando passa, não se recupera jamais, por isso a gestão do tempo é tão importante quando aplicada aos negócios. Em corretoras de seguros, gerir o quanto se produz ao longo das horas significa maior volume de negócios, principalmente se considerarmos que um dos pontos que mais consome tempo é o processo de cotação.
Tendo em vista que seu tempo é precioso, destacamos nesse artigo, de forma sucinta, 5 dicas para você controlar melhor o uso que faz das 24 horas que tem por dia.
Sem pensar muito, você saberia dizer quais são as suas demandas mais urgentes e as que podem ser postergadas? A separação das tarefas conforme a urgência de cada uma é o primeiro passo para aproveitar melhor o tempo e ser mais produtivo. Para facilitar, você pode utilizar uma planilha, e dispor nela tudo que é feito ao longo de um dia ou utilizar algum sistema que te ajude a organizar as tarefas diárias. Crie três categorias básicas:
Uma vez identificadas as tarefas de acordo com seu nível de urgência, pode-se avançar à organização propriamente dita.
Agora que você sabe o que precisa ser resolvido de forma imediata, é hora de se concentrar no que deve ser feito sem demora, mantendo a motivação lá em cima. Nesse ponto, é importante que você elimine toda e qualquer possibilidade de distração, principalmente o seu smartphone.
Na prática, não precisa contar com recursos muito sofisticados para impedir que seu aparelho tire sua atenção. Você poderá, por exemplo, silenciar os alertas acessando nas configurações a opção notificações. Bloqueie as notificações de aplicativos que o chamam com mais frequência, e veja como é possível ficar pelo menos meia hora sem olhar para a tela do celular.
A falta de tempo tem relação direta com a desorganização. Como não há controle sobre o que deve ser feito e quando — e até como — fazer, é normal que fique aquela sensação de que algo está errado. A dica, nesse aspecto, também é simples. Registre em papel, por aplicativos de gestão do tempo ou em planilhas, do Google ou Microsoft Excel, todos os seus passos ao longo do dia. Organizar o espaço também é importante. Se você acredita em “bagunça organizada” talvez seja melhor reavaliar seus conceitos.
Certamente, uma mesa de escritório que faz você levar meia hora para encontrar um simples formulário não é um bom exemplo de organização. Essa desorganização pode cobrar um preço muito caro, principalmente quando você precisa enviar o mais rápido possível uma proposta comercial.
Existem outros aplicativos que podem ser bastante úteis na aparentemente impossível tarefa de controlar melhor o uso do tempo. Alguns deles são:
Quando deixamos de controlar o tempo, fazemos por achar que, ao cronometrar o tempo, estaríamos nos tornando máquinas. Na verdade, o conceito é exatamente oposto.
Como seres humanos, somos naturalmente limitados por nossas capacidades físicas e cognitivas para realização de tarefas. A organização da rotina diária também serve para melhor aproveitamento do tempo livre entre os afazeres. Avalie de quanto você precisa, pode ser 30 minutos ou uma hora a cada 3 ou 4 trabalhadas.
O importante é que você inclua essas pausas e faça a gestão do tempo em função do trabalho, mas sem deixar de contemplar as horas de descanso. Outra dica muito valiosa é a leitura do livro A Tríade do Tempo, indispensável para todo profissional de corretagem e para quem precisa ter mais tempo disponível. E já que estamos falando de gestão, que tal avançar no assunto, e conhecer os principais desafios do profissional de gestão de pessoas?
