O acordo de confidencialidade é um acerto cada vez mais importante para as organizações. Isso porque, atualmente, cada empreendimento se especializa em determinadas atividades, como o desenvolvimento de software, a corretagem de seguros e a logística, por exemplo. No entanto, essas organizações também podem precisar formar parcerias para exercer tarefas conjuntas, além de buscarem um nível cada vez mais alto de integração. O objetivo é oferecer um serviço e uma experiência melhor para o cliente final e, em decorrência, melhorar a competitividade da empresa.
Tenha em mente que o ambiente empresarial moderno é baseado em troca e compartilhamento de muita informação. Algumas delas são sigilosas, outras estratégicas e muitas privadas. Por isso, é grande a preocupação com a segurança e proteção desses dados. Para sobreviver nesse mercado digitalizado, dinâmico e versátil, sua Corretora de Seguros também precisa dar atenção à proteção da informação. Então aproveite este texto e veja o que você precisa saber a respeito do acordo de confidencialidade. Continue a leitura!
O acordo de confidencialidade é um compromisso de sigilo firmado por meio de um documento formal que estabelece as regras do acerto combinado. Normalmente, esses instrumentos contratuais reforçam e esclarecem normas de proteção de propriedade intelectual, autoral e de patente. Como essas propriedades têm proteção prevista em leis específicas, o acordo tem maior segurança jurídica e pode ser considerado confiável. De outro modo, seria apenas um papel com regras que poderiam ser relativizadas em disputas judiciais “intermináveis”. No entanto, o compromisso firmado no caso da confidencialidade é o sigilo. Por isso, ele pode ter validade por tempo indeterminado, o que não ocorre com uma patente, por exemplo, que tem sua vigência estabelecida em lei.
Assim, imagine que uma seguradora esteja desenvolvendo uma nova modalidade de seguro com inovações estrategicamente importantes para ela. Ao contratar um atuário para fazer um estudo, ela pode exigir um contrato de confidencialidade para evitar inconvenientes. Pode fazer o mesmo se desejar obter a opinião de corretoras sobre a possível aceitação do novo produto no mercado. No entanto, o acordo de sigilo também pode ser aplicado em um contrato de trabalho, no caso de um funcionário com acesso a informações secretas, seja na iniciativa privada ou nas organizações públicas.
Logo na introdução, mencionamos que o compartilhamento de informações é fundamental no ambiente atual e, em consequência, a preocupação com a confidencialidade desses dados precisa ser maior. Além desse aspecto, o volume de informação compartilhada também aumenta o risco de erros e imperícias com os dados, ou seja, a falta de cuidado em proteger os segredos estratégicos do negócio. Isso significa que a transmissão indevida de um segredo empresarial nem sempre ocorre por má-fé, mas também por imperícia e negligência. Desse ponto de vista, um acordo de confidencialidade é uma atitude que evidencia a importância do cuidado com a proteção da informação para quem pode garanti-la.Além disso, esse é o tipo de providência que demonstra a seriedade e o profissionalismo de sua empresa.
No caso de uma Corretora de Seguros, que armazena informações de cadastro detalhadas de cada um de seus clientes, inclusive sobre seus bens e de seus familiares, é uma grande responsabilidade manusear esses dados. Com o crescente aumento de preocupação do consumidor com a privacidade sobre seus dados e também das novas leis de proteção que surgem em todo o mundo, adotar o acordo de confidencialidade promove mais segurança, além de ser importante para a reputação da Corretora. Afinal, a proteção não é o que motiva a contratação de seguros?
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Para que esse tipo de contrato tenha efeito, ele precisa exercer um poder de coerção sobre quem assume o compromisso de sigilo. Por isso, são definidas severas penas, como multas e processos criminais. Isso facilita os procedimentos jurídicos de reparação, uma vez que houve concordância prévia com os termos estabelecidos de forma explícita no documento.
Contudo, o primeiro registro a constar no documento é a descrição das partes envolvidas. Elas podem ser pessoas físicas ou jurídicas e adotar compromissos mútuos ou unilaterais, ou seja, nos quais apenas uma das partes se compromete a manter o sigilo. Nessa referência às partes, obviamente, é determinante mencionar qual delas assume o compromisso de sigilo e qual tem o direito a confidencialidade. Além de, em seguida, informar o objeto do contrato: a informação que deve ser mantida em segredo. Ao mesmo tempo, é muito importante descrever o uso que será feito com essa informação. Se for um funcionário que acessa dados sigilosos sobre seus clientes, por exemplo, é valioso registrar no documento a razão dele precisar ter acesso a eles, como fazer contatos comerciais. Quanto mais específico for esse uso, maior será a segurança da empresa com relação à preservação do seu segredo. No entanto, nem sempre é possível uma grande restrição de utilização, dependendo da finalidade da informação secreta.
Outro ponto determinante é descrever em detalhes sobre como será o acesso a esses dados sigilosos. Ele pode ocorrer verbalmente, por meio de documentos físicos ou de um software. Como dissemos anteriormente, a vigência da confidencialidade pode ser indeterminada. Ainda assim, o período deve estar descrito claramente no contrato, seja qual for. Do mesmo modo, é preciso informar quais as possibilidades e prazos para prorrogação, se houver. A abrangência e o foro competente para eventuais divergências ou providências legais também devem ser informados, totalizando as regras habitualmente incluídas nesses documentos. No entanto, dependendo da natureza da proteção da informação e de detalhes mais específicos de cada caso, podem existir especificidades a serem consideradas. Por isso, é sempre aconselhável que esse documento seja elaborado com a orientação de um especialista, que também vai incluir menções a leis que reforçam e fundamentam a validade do acordo firmado.
Para finalizar, vale reforçar que o acordo de confidencialidade é de extrema importância para empresas em desenvolvimento. A divulgação de informações sigilosas pode eliminar vantagens competitivas, estratégias e comprometer o futuro do negócio, seja eliminando uma oportunidade, seja com a criação de situações constrangedoras, como vazamento de dados sobre clientes.Mantenha-se informado sobre detalhes relevantes na sua atividade e para evitar riscos desnecessários no seu empreendimento.
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