A boa gestão de processos na Corretora de Seguros contribui para a redução de gargalos produtivos no dia a dia dela. Isso porque, quando os fluxos de trabalho são bem estabelecidos, há uma padronização das demandas e o tempo gasto em cada atividade é reduzido, aumentando a produtividade. Outro benefício dessa padronização de processos está no fato de que, ao contratar novos colaboradores, o seu aprendizado é acelerado.
Para chegar nesse nível de organização, caberá ao gestor aderir a estratégias que viabilizem essa estruturação, com uma visão mais abrangente que identifique as demandas da empresa, o que precisa ser corrigido e o que deve ser potencializado. Dessa forma, em um processo de melhoria contínua, a Corretora aprimora a sua rotina, fazendo mais, com menos.
Para ajudar nessa missão, neste post, vamos entender quais são os riscos da não priorização da gestão de processos e como realizar o seu aprimoramento. Confira!
Antes de partirmos para as dicas para a criação de processos dentro da Corretora de seguros, precisamos entender os riscos que a empresa assume quando negligencia essa gestão. Veja abaixo quais são!
Quando não há gestão de processos, os colaboradores não têm parâmetro e passam a ter dificuldade de entender suas atribuições. Essa falta de clareza resulta em atrasos que podem fazer com que as vendas demorem mais tempo do que deveriam para se concretizarem.
Outro problema que a falta de controle de processos pode trazer é a duplicidade ou sobreposição de tarefas, ou seja, quando mais de um colaborador acaba realizando a mesma atividade.
Mesmo que a empresa tenha, de forma burocrática, definidos padrões, sem um devido controle de processos, as chances desses padrões serem cumpridos são baixas. A tendência é que os colaboradores executem as tarefas de forma aleatória, de acordo com suas prioridades e isso pode levar a processos inconsistentes e com risco de falhas.
Agora que já entendemos quais são os riscos da falta de processos bem definidos, vamos entender como criar esses processos dentro da Corretora de Seguros, desde o mapeamento da situação atual até a análise de dados e métricas para a melhoria contínua.
Antes de criar novos processos na Corretora, é necessário entender como andam os processos atuais, para depois definir quais são as etapas necessárias para a conquista dos objetivos traçados. Como está a divisão de etapas em cada área da empresa? Elas são estruturadas para obter o melhor resultado ou apenas para cumprir um objetivo prático?
Por exemplo, a venda de seguros em uma Corretora com processos bem estruturados precisa abranger várias etapas, que vão desde a prospecção de novos clientes, por meio da atração, passando pela nutrição dos leads, relacionamento, promoções, conversão, pós-venda etc. Em uma Corretora sem padrão, o processo de vendas, por ser apenas burocrático, ocorre apenas com a manifestação do cliente e a resposta do corretor — ou seja, sem trabalhos pré e pós-venda.
Essa divisão em etapas precisa ser levada para todas as áreas da Corretora, sendo elas a administrativa, a comercial, a financeira, entre outras. É importante entender a fundo como os processos começam e terminam e o impacto que uma etapa tem sobre a outra.
A partir do momento em que o gestor elabora um mapa geral dos processos da Corretora, passa a ter uma maior visibilidade sobre o funcionamento deles, tendo em mãos os dados necessários para otimizar o trabalho em um escopo mais amplo, estruturando as etapas para que elas sejam executadas de maneira fluida e organizada.
Após fazer o mapeamento dos processos existentes e a identificação da necessidade de criação de etapas bem divididas, é hora de partir para o planejamento dos novos processos, com base nas demandas, dificuldades e falhas presentes na rotina atual.
Utilize todas as informações obtidas para a criação de um plano de ação que aja diretamente na raiz do problema ou solução. Priorize sempre o que for mais urgente de ser corrigido ou implementado, com foco na melhoria dos resultados.
Por exemplo, se você identificou que o processo de vendas não tem etapas que visam a personalização e a fidelização do cliente, esse é o momento de criar os processos necessários, focando em personalização do atendimento e das propostas, além de não deixar o contato acabar após a assinatura da apólice.
Se você identificar que os processos burocráticos e repetitivos estão tomando tempo preciso dos colaboradores, é hora de adotar um bom sistema de gestão para automatizar esses processos, o que contribuirá para que haja mais tempo disponível para as atividades mais estratégicas.
Perder tempo com burocracia em vez de processos estruturados, em um mercado cada vez mais competitivo como o de seguros, impedirá que você se diferencie dos concorrentes, tendo a capacidade de tomar decisões mais certeiras e estruturar processos mais inteligentes.
Por isso, é importante que o planejamento seja orientado a resultados, definindo o fluxo de tarefas e os recursos que serão necessários para que esses processos sejam realizados de maneira eficiente.
Tão importante quanto estruturar os processos para o bom funcionamento da Corretora de Seguros é acompanhar os resultados, para que o processo de melhoria não seja estático e se torne obsoleto. Afinal, o que não pode ser medido não pode ser gerenciado.
Nesse cenário, junto com a criação dos processos, é importante definir quais indicadores-chave serão acompanhados, que mostrarão as métricas que são mais relevantes para o seu negócio.
Em uma Corretora de Seguros, há uma série de métricas que podem ser utilizadas, e que podem ser modificadas de acordo com as demandas da empresa. Dentre os indicadores que precisam ser acompanhados de forma periódica, podemos destacar:
Como vimos, o bom controle de processos na Corretora de Seguros só traz benefícios, pois contribui para uma maior organização, melhor uso do tempo e aumento da qualidade dos serviços prestados. Tudo isso se potencializa quando a Corretora utiliza um bom sistema de gestão para agilizar a rotina dos colaboradores, liberando eles para atividades estratégicas.
Ferramentas como o TELEPORT Pro, da TEx, contribui para a estruturação dos processos, oferecendo uma série de ganhos em produtividade, mais agilidade nas vendas com a ferramenta MultiCálculo, além de contribuir com o controle financeiro, relacionamento com o cliente e outros.
Quer saber como otimizar os processos em sua Corretora utilizando nossa plataforma de gestão de Corretoras de Seguros? Entre em contato conosco e tire as suas principais dúvidas sobre a ferramenta!
