A gestão de documentos é um processo que mostra a eficiência e organização para qualquer empresa. Nas corretoras de seguros, esta importância é ainda mais evidente por lidar com informações de clientes e sigilo. Mas como funciona esse processo?
Ter o controle de documentos envolve o armazenamento, organização, recuperação e descarte de dados de forma sistemática e controlada. Nas corretoras de seguros, esta prática abrange uma variedade de documentos, incluindo apólices, contratos, dados financeiros, relatórios e registros de clientes.
Se você atua como corretor e quer saber na prática como gerir documentos de forma eficiente, continue a leitura conosco!
Em uma corretora de seguros, o tempo de resposta é crucial para atender bem o cliente, e este é apenas um dos pontos de uma boa gestão de documentos. Isso permite que os corretores acessem rapidamente informações importantes, melhorando o atendimento. Mas como fazer?
A gestão é um processo sistemático que abrange várias etapas, desde a criação até o descarte de documentos. Siga os passos que vamos elencar a seguir para ter um trabalho eficiente na sua corretora.
Ao criar ou pegar informações dos clientes, sempre opte pela digitalização de documentos físicos. Use scanners ou aplicativos para converter documentos físicos em arquivos digitais, o que facilita o armazenamento, a busca e a recuperação. Além disso, defina formatos padronizados para documentos eletrônicos (PDF, DOC, XLS) para facilitar a leitura.
Atribua dados aos documentos, como título, data, autor e categoria. Assim, facilita a localização e a recuperação, já que criará uma estrutura de classificação lógica e consistente para organizá-los. A classificação poderá ser por categorias ou subcategorias e envolver nome, data, autor e outros. Além disso, com tudo digitalizado é possível criar filtros para fazer uma busca mais refinada.
Você pode utilizar sistemas GED (Gestão Eletrônica de Documentos) para armazenar documentos de forma segura e centralizada. Esses sistemas oferecem funcionalidades avançadas de busca, controle de versão e acesso remoto.
Outro ponto possível é fazer backups regulares dos documentos para evitar perda de dados. Armazene cópias de segurança em locais distintos, preferencialmente em nuvens ou servidores externos.
Quando se envolve documentos e informações, controlar o acesso é essencial para a segurança dos dados. Por isso, estabeleça níveis de acesso baseados nas funções dos funcionários. Apenas pessoas autorizadas devem ter acesso a documentos sensíveis.
Para o acesso, instale mecanismos de autenticação fortes, como senhas robustas e autenticação multifatorial, para proteger o acesso aos documentos.
Os documentos costumam ter seu ciclo de vida e, quando eles se encerram, ficam apenas ocupando espaço. Por isso, quando não precisar mais, descarte-os de maneira segura, garantindo que informações confidenciais sejam completamente destruídas.
Mas antes disso, mantenha um registro detalhado de todas as atividades relacionadas aos documentos, como acessos, modificações e descartes. Isso é crucial para auditorias e conformidade regulatória.
A empresa que atua dessa maneira, usando ainda a tecnologia em seu favor, consegue fazer uma boa gestão de documentos. Isso traz uma série de benefícios, como economia de tempo e dinheiro, atendimento ágil, segurança e confiabilidade.
A gestão eficiente de documentos é fundamental para o sucesso operacional de uma corretora de seguros. E você, que tipo de gestão costuma fazer na sua corretora de seguros? Deixe um comentário!
