O relatório comercial de vendas é fundamental para avaliar o desempenho da equipe como um todo e também de forma individualizada. Sem uma boa definição de como ele deve ser elaborado e formatado, uma Corretora pode passar muito tempo sem um diagnóstico preciso sobre o que pode fazer para melhorar resultados. Os relatórios de vendas funcionam como um painel indicador do sucesso da empresa e fornecem informações relevantes para tomada de decisões, o que não pode ser feito no escuro. Contudo, a eficiência de uso do relatório comercial depende de como ele é elaborado, o que vamos detalhar para você nas próximas linhas. Confira este post e melhore suas vendas com dados confiáveis e relevantes!
Muitas oportunidades de negócio podem ser perdidas sem as informações certas, apresentadas no momento ideal. Para que o decisor tenha uma visão estratégica abrangente e sistêmica da operação comercial, dados como a taxa de crescimento de vendas, em total de receita e volume de negócios, precisam ser combinados com indicadores como:
Com esse nível de detalhamento, o relatório comercial de vendas permite tomar decisões que aumentam a competitividade e a participação no mercado. Além disso, o acompanhamento das metas tem um papel determinante na estratégia, uma vez que mensura o quanto a Corretora está próxima dos seus objetivos estratégicos.
Do ponto de vista da operação, o relatório comercial também é fundamental para monitorar o volume de trabalho de cada corretor, além de permitir propor mudanças e adequações mais pontuais, que ajudem a equipe a se desenvolver no dia a dia. Ao acompanhar quantas vendas foram realizadas pelo corretor, os eventuais gastos com transporte de cada um deles, o número de contratos por região e por canal, por exemplo, o líder consegue direcionar o trabalho de modo a buscar melhoras de resultado.
Agora que refletimos sobre as funções estratégicas e operacionais básicas, podemos seguir para o ponto central deste post: como fazer o relatório de vendas. Faremos isso desde a elaboração do documento. Veja!
Esse é um conselho para não se esquecer: um bom relatório comercial responde às perguntas que o líder faz sobre a área de vendas. Ou seja, você deve começar relacionando as informações que são importantes para a tomada de decisão e o acompanhamento dos resultados. Depois de definir suas prioridades, tudo fica muito mais fácil. Não raramente, é possível encontrar empresas que acumulam uma série de dados que, ao final, não são usados para nada. Ou seja, tanto o excesso de informação como a falta dela são problemas a serem evitados.
Uma boa analogia para entender a necessidade de não pecar pelo excesso e nem pela falta é a comparação do sistema de informações como um encanamento. Muita vazão pode gerar vazamentos e pouca vazão vai diminuir a pressão e a velocidade. Por isso, preocupe-se em garantir que os dados fluam com a mesma dinâmica que você espera das vendas. Se perder muito tempo para gerar o relatório com dias de atraso, buscando coletar e garimpar a informação, a utilidade dele será limitada. Além disso, quanto maior for o volume de trabalho para tratar os dados, maiores serão as chances de erros, principalmente os de digitação. Quanto mais a tarefa precisar ser repetida, maiores são as chances de ocorrer alguma falha.
Outro ponto a ser determinado é quando você precisa de cada informação. Algumas delas, como o cumprimento das metas e o total de contratos, precisam de verificações diárias, mas você não precisa fazer o mesmo com o CAC, por exemplo. Aliás, a variação desse tipo de dado tende a ser muito pequena de um dia para o outro, o que dificulta uma comparação. Nesses casos, o ideal é fazer acompanhamentos mensais. Portanto, cada informação tem uma periodicidade ideal, o que também precisa ser determinado.
Com as perguntas que você precisa responder, o fluxo garantido e a periodicidade determinada, o seu próximo passo é relacionar os dados que deseja em cada relatório. Entre os principais, podemos citar:
Um bom relatório de vendas precisa ser apresentado em um formato que facilite a visualização e, quando necessário, a manipulação dos dados. Você pode, por exemplo, desejar comparar períodos e corretores, além de precisar de alguns indicadores separados por tipo de seguro e canal. Desse modo, fica fácil observar o crescimento das vendas de seguro online em comparação com as feitas por telefone, por exemplo. Esse é um outro tipo de dado com forte utilidade estratégica, pois permite decidir sobre o direcionamento de investimentos e incentivos.
A gestão da equipe é outro ponto fundamental na construção do relatório. Sem uma liderança efetiva e eficiente, com cobranças que não são compreendidas ou aceitas, podem ocorrer comportamentos indesejados, inclusive o lançamento de dados duvidosos.Por isso, é fundamental que a equipe entenda a importância do relatório, inclusive para ajudá-la a aumentar as comissões e a conversão, compensando o esforço de cada um. Para conseguir isso, será preciso capacitar e motivar o time continuamente.
Um sistema especializado, desenhado para atender Corretoras, já foi desenvolvido de acordo com as melhores práticas de controle, além de adotar metodologias testadas e aprimoradas. Por isso, boa parte de todos os procedimentos que descrevemos neste texto pode ser dispensada, pois muitas definições já foram feitas no sistema. Basta definir suas preferências e configurar funções de acordo com necessidades específicas da Corretora e começar a operar. Concluindo, vale lembrar que o seu relatório comercial de vendas pode ser consultado em tempo real em um sistema especializado, inclusive a relação de comissões e o acompanhamento de propostas pendentes, indicadores importantes para Corretoras. Quer saber mais sobre uma solução feita sob medida para o controle comercial de uma corretora? Entre em contato e perceba a diferença já na conversa com nossa equipe, que conhece as particularidades do setor.
