Fazer a gestão de documentos é uma tarefa que pode demandar muito tempo dos profissionais envolvidos, trazendo custos para a corretora de seguros. Além da própria ação de escanear cada página, os funcionários têm também o dever de armazenar todos os documentos. Substituir processos manuais por softwares que contenham gestão eletrônica de documentos (GED) é uma solução que vem sendo adotada por muitas corretoras, interessadas em diminuir seus custos, economizar tempo e aumentar a produtividade de seus funcionários. A digitalização de documentos pode contribuir de forma determinante para que a corretora de seguros alcance suas metas com resultados positivos. Sendo um processo de muito fácil utilização, é um investimento que demonstra alto retorno para os gestores das corretoras, trazendo benefícios não só para a corretora, mas também para os clientes e parceiros. Confira agora as principais vantagens de ter um gerenciamento eletrônico de documentos em sua corretora de seguros!
Ninguém gosta de perder tempo na hora de dar andamento em suas atividades, não é mesmo? As ferramentas de automação de tarefas, como a digitalização de documentos, tornam os processos mais ágeis e eficientes. A agilidade dos funcionários por conta disso pode ser notada logo após a implementação da digitalização na corretora. Em pouco tempo, um contrato pode ser elaborado e enviado para seu cliente em qualquer lugar com acesso à internet. Deixando a etapa de digitalização mais rápida, os corretores podem ter mais tempo para dedicar aos seus clientes, trazendo melhoras ao relacionamento entre eles. Aproximando os corretores dos clientes, esse processo origina um atendimento mais humanizado e, consequentemente, contribui para que se chegue a soluções mais eficientes.
Esses sistemas que possuem digitalização de arquivos trazem maior confiança para os clientes, que tendem a fechar mais negócios com empresas que apresentam soluções atualizadas em termos de tecnologia e inovação. Tendo a garantia dos desenvolvedores do software, a corretora fica tranquila em deixar os documentos de seus clientes em servidores de alta performance com alta disponibilidade e segurança. Buscando qualidade no tempo de relacionamento com os profissionais, os clientes dão preferência para quem proporciona um atendimento diferenciado e atencioso. A personalização dos processos faz com que a corretora gere um diferencial competitivo, atraindo, dessa forma, clientes ligados em inovação e que buscam as soluções mais atualizadas do mercado. Portanto, adotar ferramentas inovadoras e ágeis é essencial para que sua corretora seja vista como referência, o que resultará no aumento da quantidade de clientes.
Os softwares que contém digitalização de documentos também armazenam todos os documentos em pastas, criando históricos organizados e fáceis de pesquisar. Controlar o acesso de pessoas que visualizam e utilizam esses documentos é fundamental para assegurar o sigilo das informações, seja no fechamento de um contrato ou qualquer outro procedimento importante. Os softwares também permitem monitorar o histórico de quem inclui cada documento, assim é possível analisar com detalhes as atualizações e modificações feitas. Um fator importante nesse ponto é buscar fornecedores de softwares que garantam tanto a proteção tecnológica como legal dos seus dados, estando os arquivos sob medidas legais de confidencialidade.
Atualmente uma apólice de seguros pode ser inteiramente negociada sem a necessidade da troca de papéis entre o cliente e a corretora, não é incrível? Desde cotações, documentos e até a apólice, todas as informações podem ser disponibilizadas via internet por e-mail, whatsapp, softwares ou aplicativos próprios. Assim, a tramitação desses documentos fica menos onerosa para a organização, diminuindo custos e tempo de negociação de forma considerável. A medida é autorizada pela SUSEP, que permite e reconhece a validade jurídica dos documentos trocados virtualmente, inclusive assinaturas eletrônicas. Além das economias citadas acima, a digitalização de documentos também tem um apelo sustentável, já que diminui o uso e a armazenagem de papel. As empresas que fazem a transição digital concentram maior margem de lucro do que as corretoras que ainda utilizam meios analógicos.
Os softwares de gestão para corretoras de seguros trazem muitos recursos além da digitalização de documentos. Integrando todas as etapas envolvidas no fechamento de um contrato, reúnem dados, contatos e documentos em uma só interface. O sistema permite que o conteúdo fique disponível online, acessível para clientes e corretores 24 horas por dia. As alterações ficam armazenadas em um histórico que pode ser revisado pelos gerentes e administradores a qualquer momento. Dada a complexidade de uma apólice, é importante que os dados estejam bem correlacionados no decorrer do processo, evitando erros e colaborando para a produtividade dentro da empresa. O rigor nos procedimentos é essencial para determinar a qualidade do serviço oferecido pelas corretoras e, por isso, a centralização de informações é importantíssima para assegurar a assertividade.
Com os documentos organizados virtualmente, a gestão da corretora se torna muito mais eficiente, principalmente devido ao uso de um sistema estável e seguro. Como sabemos, as plataformas permitem simultaneamente o compartilhamento e o armazenamento dos arquivos. Ao utilizar um software feito especialmente para as corretoras, as soluções se tornam ainda mais facilitadas, pois trazem ferramentas desenvolvidas especificamente para a área de seguros. Adotar medidas inovadoras dentro do mercado de seguros é ainda um modo atrativo de retenção de clientes e parceiros, que buscam instituições conectadas a tendências tecnológicas e modos de trabalho mais atualizados. Com isso, os softwares fazem crescer bastante a reputação dessas empresas entre os clientes. A instalação é fácil e o treinamento é dinâmico e acessível, podendo ser feito inclusive remotamente. A agilidade empenhada nos processos também está presente nas primeiras fases de implantação do software. Uma vez que a corretora pode contar com um serviço que oferece, ao mesmo tempo, economia, agilidade nas tarefas e segurança para seus clientes, esses softwares tendem a se tornar essenciais para a evolução das equipes. Confira na prática os resultados da digitalização de documentos e como ela pode transformar as atividades internas e externas da sua corretora. Entre agora em contato conosco e veja como é fácil e rápido implementar o software na sua corretora.
