Uma boa gestão é chave para o crescimento de qualquer empresa. E a tecnologia é uma das suas maiores aliadas nessa tarefa. Se você está tentando criar processos na Corretora de Seguros para melhorar sua eficácia, então deve adotar algumas ferramentas.
Processo, aqui, se refere ao conjunto de práticas e procedimentos que são adotados dentro de um negócio para facilitar o cumprimento de tarefas e entregar mais qualidade ao cliente final. Inclui desde a forma como é feito o atendimento ao público até as rotinas de verificação para cada produto e serviço.
Acompanhe e entenda melhor como criar processos na Corretora de Seguros.
Em corretoras menores, pode ser que algumas tarefas ainda sejam implementadas informalmente, dependendo apenas do funcionário responsável. Por mais que seja importante ter flexibilidade de acordo com cada equipe, também é necessário criar processos para melhorar seu desempenho. Alguns dos principais benefícios estão a seguir.
O principal objetivo dos processos administrativos é alinhar o trabalho de todos os colaboradores para maximizar a produtividade. Ter todas as tarefas bem delineadas facilita a cooperação dentro de cada equipe e aproveita melhor o tempo de todos. Como resultado, é possível completar mais tarefas em menos tempo, o que também contribui com a rentabilidade da corretora.
Estabelecer processos na Corretora de Seguros também é uma forma de guiar todo o trabalho realizado no dia a dia. Boa parte da elaboração de processo envolve estabelecer metas de curto, médio e longo prazo para a empresa, as quais orientam as ações tomadas no dia a dia. E quando seus objetivos são bem definidos, é mais fácil coordenar sua equipe para alcançá-los.
Outra vantagem que os processos administrativos oferecem para sua Corretora de Seguros é a redução de erros no dia a dia. Muitos problemas ocorrem quando a equipe não está devidamente coordenada ou quando não tem uma noção muito clara de como realizar as próprias tarefas. Ter processos bem definidos ajuda a diminuir esses erros e aumentam a qualidade do serviço para o cliente final.
Estabelecer processos administrativos pode levar um tempo, mas os benefícios para sua Corretora de Seguros serão bem expressivos. Confira aqui alguns passos para estabelecer os seus:
Um processo é, essencialmente, a forma como a empresa realiza seu trabalho. Sendo assim, o melhor ponto de partida é o trabalho já realizado pela sua equipe e como ele resulta no serviço que é entregue ao cliente.
Comece acompanhando o dia a dia da equipe, comparando como você espera que o trabalho seja feito e como ele é feito na prática. A partir disso, você pode mapear todo o trajeto que ocorre desde o contato com o cliente até a entrega do produto.
É bem mais difícil criar um planejamento que envolva toda a Corretora quando não há um objetivo claro a ser alcançado. Antes disso, você deve estabelecer quais são as metas do seu escritório, além de um prazo para serem alcançadas. O ideal é que elas sejam bem específicas, como ampliar o índice de satisfação dos clientes ou alcançar um novo segmento do mercado.
Os Indicadores Chave de Performance, ou KPIs (Key Performance Indicators) são as métricas que melhor refletem o sucesso de uma tarefa ou da empresa como um todo. Antes de estabelecer processos, o mais importante é saber quais são essas métricas e acompanhá-las para identificar seu progresso em relação às suas metas.
Com metas, indicadores e um mapeamento, é hora de definir os processos na Corretora de Seguros. Divida todos os setores da empresa, estabeleça quais são as tarefas a serem cumpridas e qual fluxo elas seguem. Em seguida, implemente esse planejamento, avalie os resultados e faça ajustes quando necessário. Esse ciclo deve ser constante, especialmente ao adotar novos recursos e metodologias.
Outra ação importante aqui é a documentação desses processos. Pode ser que sua equipe funcione por um tempo com processos informais. Porém, quando a equipe muda, é mais difícil manter a consistência das tarefas. Processos documentados podem ser reproduzidos mais facilmente.
A tecnologia digital é uma das maiores aliadas na elaboração de processos na Corretora de Seguros. Especialmente à medida que seu negócio cresce. Veja aqui algumas de suas principais aplicações.
Trabalhados repetitivos, como o preenchimento de dados ou emissão de recibos, podem ser facilmente automatizados com um sistema de gestão. Assim, a máquina dá conta destas tarefas com menor índice de erros e libera sua equipe para se dedicar a outros trabalhos.
Muitas informações dentro do seu escritório são essenciais para diversos processos. Para isso, você pode utilizar um sistema que centralize esses dados. Assim, todos os colaboradores podem acessar informações atualizadas e evitar erros de comunicação.
Como dados são um recurso de grande valor, também é importante garantir a sua integridade. É responsabilidade da empresa proteger informações de clientes, colaboradores e parceiros de adultério ou roubo. Para isso, seu sistema de gestão também deve ser seguro, além de incluir outras ferramentas de proteção, como firewall e antivírus sempre ativos.
Hoje em dia, as ferramentas digitais usadas em processos na Corretora de Seguros são cada vez mais acessíveis. Isso significa que colaboradores com menos conhecimento de tecnologia também podem usar esses sistemas com facilidade.
Também é necessário levar em conta como a tecnologia afeta a experiência dos seus clientes. Muitos sistemas também incluem uma plataforma que pode ser acessada pelo seu público para acompanhar os seguros contratados. Se ela for bem elaborada, organizada e de fácil acesso, o processo de atendimento será mais eficiente.
Escolher a melhor solução tecnológica faz toda a diferença na hora de criar processos na Corretora de Seguros. É apenas uma questão de encontrar a ferramenta certa para o seu escritório.
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