Um dos grandes obstáculos para a boa gestão corporativa é o de organizar a grande quantidade de planilhas, documentos, contas, registros, contratos e demais papéis, sem um controle centralizado. Com a transformação digital e os dados assumindo um papel de protagonismo para a gestão, a organização desses documentos passa a ser primordial e a boa notícia é que isso se torna muito mais fácil quando a empresa conta com o GED.
GED é uma sigla que significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e que, na prática, consiste na junção de um conjunto de sistemas e tecnologias que permite o armazenamento, a indexação, o processamento, o compartilhamento e o backup de documentos corporativos — valendo tanto para documentos impressos quanto para os digitalizados. O principal objetivo do GED é centralizar os dados do negócio, facilitando o acesso e a criação de indicadores e métricas.
Neste post, vamos tirar as suas principais dúvidas sobre o GED, entendendo o papel dentro das empresas, as tecnologias que constituem essa solução e os benefícios práticos que traz para as empresas. Confira!
Podemos dizer que o principal papel do GED nas corporações é o de viabilizar a imersão na transformação digital no que tange a organização e a análise de dados. Nisso, estão englobados todos os documentos, desde dossiês, contratos, relatórios, arquivos e demais papéis, que, mesmo digitalizados, podem ser organizados com o GED. A partir dessa organização, os dados passam a ficar disponíveis para a consulta em tempo real.
Quando falamos de documentos, não estamos nos referindo apenas a textos, mas a todos os tipos de arquivos nos mais diferentes formatos, como gravações em áudio, vídeo, imagens e demais formatos. O conceito é a centralização de todas as informações em um único ambiente digital.
A gestão eletrônica de documentos é estruturada a partir de várias tecnologias, que são os módulos que fazem parte do sistema de gestão, que por sua vez dá a base para esses processos. Entre os principais módulos que podem compor a GED, podemos destacar:
Um ponto importante que devemos considerar em relação ao GED é o fato dele ser uma estrutura importante quando o assunto é a gestão de conhecimento de um negócio. Isso porque a empresa passa a ter uma maior transparência, o que garante uma melhor mensuração dos resultados, execução de processos e projeção de melhorias.
Veja a seguir quais são as vantagens práticas que a adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode trazer para a sua empresa.
Sem dúvidas, uma das vantagens mais marcantes que o GED traz para uma empresa é a redução de custos, pois promove processos muito mais enxutos. Além da economia de tempo, pela centralização de dados e facilitação de acesso, há a redução na produção de insumos físicos e de erros que podem gerar retrabalhos.
Quando a empresa adota a gestão eletrônica de documentos, prioriza a produção digital de arquivos — além de digitalizar os antigos. O resultado é a dispensa de arquivos físicos, tanto para documentos antigos quanto para a produção de novos, o que resulta em mais espaço físico disponível.
Como os documentos ficarão arquivados de forma digital, em servidores seguros e com backup, você garante a preservação do patrimônio da empresa a longo prazo. Isso porque, ao adotar o GED, você passa a ter um controle sobre a versão dos documentos conforme são editados, o que contribui em momentos de auditorias, por exemplo.
Uma das grandes preocupações de empresas que produzem muita documentação em seus processos, como é o caso das Corretoras de Seguros, é com a perda, dano ou extravio desses documentos.
Ao seguir as diretrizes do GED, a empresa passa a ter o acesso facilitado aos documentos, de forma rápida e desburocratizada, os relatórios, as notas e os contratos passam a ser armazenados digitalmente em locais seguros e bem definidos.
Uma das mudanças que a pandemia do novo coronavírus trouxe para ficar é a adoção do trabalho remoto. O que era uma medida para reduzir a circulação e aglomeração de pessoas está se tornando fixa em várias empresas, e para que isso seja possível, é necessário a adoção de boas plataformas digitais.
O GED vem para facilitar o acesso a contratos, documentos e demais dados importantes para o trabalho diário de forma remota, graças à computação em nuvem. Assim, os profissionais podem manter o mesmo rendimento que teriam trabalhando no escritório.
Pelo bem da segurança de dados é importante que os colaboradores tenham acesso aos dados que são necessários à execução de seu trabalho e esse acesso precisa ser controlado. Infelizmente, a maior parte dos problemas de segurança nas empresas são causados por falhas humanas. Sendo assim, o controle de acesso além de resguardar informações sigilosas, facilita o rastreamento em caso de problemas.
Com o intuito de transformar o dia a dia das Corretoras de Seguros, com mais produtividade, segurança e melhoria dos resultados, a TEx desenvolveu o TELEPORT Pro, uma ferramenta que traz uma série de recursos, dos quais se destacam a gestão eletrônica de documentos.
Com ela, você terá controle total das informações relevantes para o seu negócio, com acessibilidade, controle de processos, de acessos e notificações relacionadas aos documentos.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de contar com um bom Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Com o GED a sua Corretora entrará de vez na transformação digital, reduzindo custos, aumentando a segurança e facilitando o acesso aos dados. Para isso, você deverá investir em um bom sistema de gestão desenvolvido especificamente para a Corretora de Seguros, como o TELEPORT Pro.
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