O número de micro e pequenas empresas no Brasil cresceu bastante nos últimos anos. Resultado da maior facilidade para abrir um negócio e maior acesso à educação na área de gestão e empreendedorismo. Porém, isso não significa que seu trabalho seja mais fácil ou tão mais simples do que em empresas maiores. Pelo contrário, as exigências em relação ao controle e gestão são as mesmas.
Diante disso, é fundamental investir em recursos que facilitam essa tarefa, como o ERP para pequenas empresas. Mesmo que o seu negócio tenha um fluxo de caixa relativamente baixo, ainda é importante investir em melhores recursos para facilitar o gerenciamento.
Para ajudá-lo a entender melhor o assunto, vamos explicar o que é um ERP, qual é a sua importância para as pequenas empresas, e a razão pela qual você deve investir em um. Acompanhe.
O Enterprise Resource Planning, ou ERP, é um sistema de dados que reúne todas as informações da empresa em uma mesma plataforma. Ele também inclui funcionalidades para facilitar sua gestão, como análise de dados, histórico, geração de relatórios, entre outras. Esse tipo de ferramenta se torna mais e mais útil à medida que um negócio cresce, pois há mais informações que precisam ser levadas em conta na administração.
Em muitos casos, o uso de um sistema ERP para pequenas empresas não é devidamente priorizado. Em parte, isso se deve à crença de que é um recurso excessivo para negócios com baixa movimentação de recursos no dia a dia.
Porém, mesmo para micro e pequenas empresas, um sistema ERP ainda será de grande utilidade e um bom investimento. Basta escolher a ferramenta com as funcionalidades certas para a sua empresa e saber como usá-la para otimizar seu desempenho.
Utilizar um bom sistema de gestão para melhorar o planejamento da sua pequena empresa é fundamental para que ela continue crescendo e conquistando mais espaço no mercado. Confira a seguir alguns dos principais benefícios que um ERP oferece.
Toda gestão de negócios envolve algumas tarefas de rotina, como geração de relatórios, registro de informações, organização de dados e documentos, entre outras coisas do tipo. Apesar de sua importância, muitas delas também são repetitivas, consumindo boa parte do tempo produtivo da sua equipe todos os dias e retirando seu foco de outras atividades.
Uma das funções de um sistema ERP é automatizar parte desses processos, retirando essa responsabilidade dos seus colaboradores. Dessa forma, a sua equipe pode ser realocada para trabalhar em atividades que geram maior impacto em seu desempenho e lucratividade, algo muito importante quando seus recursos humanos ainda são limitados.
Outra consequência comum desses processos repetitivos é uma chance maior de que inconsistências nessa informação. E quando há erros nas informações do fluxo de caixa, há mais chances de que o orçamento não seja compatível com seu planejamento financeiro. E, para cada erro, é necessário refazer o mesmo trabalho de registro no futuro.
Além disso, também é necessário se preocupar com a falsificação dessas informações. Mesmo que alguma alteração seja acidental, é bem mais difícil comprovar que ela não ocorreu com a intenção de fraudar dados fiscais e financeiros, por exemplo. É mais simples e produtivo investir em um sistema ERP e garantir que esses processos sejam realizados corretamente logo na primeira vez.
Mesmo em micro e pequenas empresas, é normal que alguns colaboradores tenham que trabalhar em locais externos, diretamente com clientes ou mesmo em setores diferentes do negócio. Para isso, é necessário acompanhar certas informações sobre a empresa, especialmente no que diz respeito à gestão de recursos e do fluxo de caixa.
Porém, quando essas informações não estão devidamente centralizadas, a equipe terá mais dificuldades para acessar os dados necessários para cumprir suas tarefas. Isso ocasiona mais atrasos e dificuldades no gerenciamento comercial.
A vantagem do ERP para pequenas empresas aqui é garantir que os dados podem ser acessados com maior facilidade. Se todas as informações estão presentes no mesmo sistema, sua equipe pode consultá-las mais rapidamente.
Muitos relatórios são necessários no dia a dia de uma micro ou pequena empresa. Tanto para fins de planejamento interno quanto para prestação de contas. Porém, emitir esses relatórios manualmente leva tempo e há mais chances de cometer erros.
Utilizar a ERP para emitir esses relatórios vai ajudar a sua equipe a poupar tempo e também vai garantir que eles sejam mais precisos. Também haverá a possibilidade de criar relatórios mais completos, os quais consideram dados de múltiplos setores ao mesmo tempo.
Juntamente com o risco de fraude que mencionamos, há também a possibilidade de que os dados da empresa sejam roubados. Muitos criminosos acessam os bancos de dados de micro e pequenas empresas com o intuito de falsificar informação, obter contatos de clientes ou cobrar algum valor do seu negócio para poder devolver seus dados.
O uso do ERP pode contribuir bastante com a proteção dessas informações. Além dos recursos de centralização, essa plataforma também possui protocolos de segurança digital para evitar que invasores violem suas informações. Algo muito importante, já que a empresa é responsável pelos dados de seus clientes e colaboradores.
Utilizar diversos sistemas para armazenar dados diferentes separadamente apresenta uma dificuldade principal: conseguir manejar esses recursos ao mesmo tempo. Mesmo que todos os dados sejam digitalizados, a necessidade de abrir múltiplas páginas, aplicativos e planilhas para poder visualizá-los diminui a produtividade da equipe.
Um software customizável de ERP permite que todas essas informações sejam colocadas em um mesmo local e sejam mais fáceis de observar e analisar. Isso melhora consideravelmente a experiência do usuário, o que diminui a dificuldade de adaptação à ferramenta.
Investir em um ERP para pequenas empresas é uma excelente decisão. Com uma ferramenta para facilitar a gestão de recursos e automatizar processos, você vai aumentar a lucratividade da sua empresa e alcançar metas mais elevadas.
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