A automação de processos está entre os recursos tecnológicos que proporcionam os maiores percentuais de retorno sobre investimento. Com o aumento de produtividade, da agilidade, da eficiência, da segurança e da competitividade que proporcionam, essas tecnologias podem ser definitivas para uma boa participação de mercado de sua corretora.Além disso, a implantação de processos utilizados por meio da automação estrutura e moderniza o negócio, formando a base para promover as inovações necessárias à consolidação da corretora no mercado.Mas esses são apenas alguns dos motivos para você se dedicar ao tema. Ao continuar a leitura deste texto, você vai entender o funcionamento da automação de processos, reconhecer os principais benefícios de sua adoção e ter acesso às dicas importantes sobre como implantá-la. Confira!
Antes de tudo, é preciso compreender que esse tipo de automação é a substituição da execução manual das atividades do fluxo de processos pela automatizada, ou seja, executadas de forma autônoma com o uso de tecnologia.Isso significa que, para considerar uma tarefa como automática, não basta a substituição do trabalho humano pelo de uma máquina. Enquanto essa atividade não for executada com autonomia, será apenas mecanização.Por exemplo, a digitação de uma apólice no computador, ou mesmo nas antigas máquinas de escrever, é uma forma de mecanização, enquanto a geração automática do documento com base nos dados cadastrados em um sistema, é uma automação.O termo tem origem latina — “automatus”, que significa mover-se por si só. Portanto, o seu funcionamento caracteriza-se pela aplicação aos processos de mecanismos capazes de executar as tarefas do fluxo sem interferência do homem.
Antes de relacionar alguns benefícios, precisamos considerar que adoção da automação é absolutamente necessária na atualidade. Muitas das atividades de rotina dependem dela para funcionar de modo otimizado, ou até mesmo viável. Em uma corretora, essa necessidade fica evidente ao considerar os benefícios abaixo.
Com automação os processos fluem com uma dinâmica mais ágil e eficiente, o que reflete em serviços melhores. Com o resultado, o cliente fica mais satisfeito e pode ser mais facilmente fidelizado.
Os processos manuais são mais sujeitos à incidência de erros. Por exemplo, quanto mais você precisa digitar um mesmo dado em vários cadastros, como o endereço de um cliente, maior a probabilidade de que ocorra um erro. Em várias etapas da automação, esse tipo de informação é copiado automaticamente de um formulário para outro, gerando documentos e relatórios, sem a necessidade de repetir o procedimento.
O aumento da produtividade é o benefício mais evidente da automação, o que a torta uma importante ferramenta de gestão do tempo. Muitos dos procedimentos são executados instantaneamente, como a geração de relatórios. Em processos manuais, a elaboração desses documentos demora horas.
Quando os processos são automatizados as pessoas se livram de tarefas repetitivas e padronizadas. O grande volume de horas que elas dedicam a essas atividades operacionais, passa a ser usado nas tarefas mais estratégicas — como analisar dados e negociar com clientes.
Além da automação ser absolutamente necessária para muitas das atividades de rotina, ela é fundamental a estruturação tecnológica da corretora. Essa estrutura que dá suporte ao processo de modernização, permitindo a adaptação aos novos tempos, de venda online e negociações objetivas.
Os principais processos que podem ser automatizados em uma corretora envolvem, principalmente, a cotação de seguros e o relacionamento com os potenciais clientes. Portanto, ela depende da adoção de soluções especializadas, como os sistemas de multicálculo. Por isso, é fundamental trabalhar com ferramentas desenvolvidas para o setor de seguros, além de seguir as etapas abaixo.
Embora a automação ocorra sem interferência humana, isso só ocorre depois que ela é implantada. Por isso, quando chega o momento de contratar um sistema é preciso estruturar um cronograma e um método de implantação.Tentar fazer tudo de uma vez, sem testes e uma sequência lógica, tende a trazer mais problemas do quê facilidades antes que tudo seja resolvido. Isso não significa e não justifica atrasos e procrastinação na adoção da automação, mas apenas prudência e método para realizar os procedimentos necessários.
As pessoas reagem de um modo diferente à mudança. Contudo, independentemente de algumas serem mais abertas à inovação do que as outras, todos precisam de ajuda, capacitação e liderança durante o processo de adoção.Além disso, a implantação de sistemas automatizados é uma oportunidade para rever e aprimorar os seus processos. Como as pessoas estão acostumadas — muitas vezes com alguns vícios —, a forma atual de operar, é fundamental se preocupar com a resposta da equipe em relação ao novo modelo.
De determinado ponto de vista, pode parecer que outros investimentos sejam mais interessantes comercialmente do que a adoção de um multicálculo, por exemplo. Contudo, ele tem uma função que ajuda a estruturar a corretora, servindo de base e apoio a operacionalização otimizada de vários dos processos internos.
Os procedimentos de adoção de tecnologias de automação, bem como qualquer inovação, fogem à lógica das atividades de rotina da corretora, justamente as que você domina. Por isso, nada mais natural do que o aumento das chances de que algum erro seja cometido.No entanto, essas tarefas não são novidades para quem convive com elas diariamente. É por isso que comprar com especialistas costuma trazer grandes vantagens. Do mesmo modo que você evita e orienta para que seus clientes não cometam erros que são elementares para você, bons especialistas podem contribuir nas tarefas que não fazem parte do seu dia a dia, indicando ações que já foram testadas e tiveram sua eficácia comprovada.Para concluir, considere também que a automação de processos em uma corretora segue uma lógica e tem especificidades muito diferentes de outros segmentos. Por isso, qualquer ajuda especializada também precisa entender sobre o funcionamento do mercado de seguros — não apenas de tecnologia.É por isso que nos dedicamos tanto a trocar esse tipo de informação com você. Entre em contato e permita que nossa equipe demonstre e comprove como podemos ajudar com a automação.
